El registro obligatorio del horario de los trabajadores ha llegado. El próximo 12 de mayo entra en vigor la obligación de las empresas de garantizar el registro diario de la jornada de trabajo de sus trabajadores, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada realizada por cada trabajador. A partir del próximo lunes, por tanto, la Inspección de Trabajo empezará a comprobar a las empresas, que se enfrentan a sanciones graves que pueden verse duplicadas si su incumplimiento es reiterado.
Además del coste técnico que implica la implementación de esta nueva exigencia, la medida puede suponer un gasto millonario para las empresas ante la catarata de reclamaciones por horas extra que pueden presentar los trabajadores y las liquidaciones de estas horas, por las que se debe cotizar, y sanciones de la Seguridad Social por los últimos cuatro años no prescritos.
Cada semana de 2018 se realizaron una media de 6,45 millones de horas extraordinarias en España. Al 48% de los trabajadores que realizan horas extra éstas no se les abonan, por lo que tampoco cotizan por ellas a la Seguridad Social, lo que da idea del impacto que tendrá la nueva regulación horaria. Esta obligación se suma a la que ya tienen las empresas de llevar un registro del horario de los empleados a tiempo parcial y de las horas extra.
Se da la circunstancia de que esta obligación entra en vigor dos días antes de que se publique una sentencia al respecto del Tribunal de Justicia de la UE el 14 de mayo, que previsiblemente va a establecer su obligatoriedad aunque se prevé que deja a cada Estado cómo implementarlo.
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo no establece un sistema concreto de registro, sino que remite a lo que se pacte en convenio colectivo o en acuerdo colectivo de empresa y, en defecto de esos pactos, a lo que decida el empleador unilateralmente, previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Cualquiera que sea el sistema de registro establecido, a través de las vías anteriores, la norma requiere que la empresa conserve los datos consignados en los registros durante cuatro años, permaneciendo a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La norma tipifica como infracción grave el incumplimiento en materia de registro de jornada, con multas que oscilan entre los 626 y los 6.250 euros, según la calificación de su grado infractor, mínimo, medio o máximo y que se imponen por centro de trabajo.
Helena Monzón, abogada de Fieldfisher Jausas, traslada que la Inspección ha advertido de que si aprecia reincidencia, es decir, que en un ejercicio no se subsanen los errores o la no aplicación de la medida, se impondrán sanciones de hasta el doble del grado. "Más allá de las posibles infracciones, es evidente que la Inspección, que lleva años persiguiendo este cambio, requerirá en todo caso que las empresas cuenten con sistemas de registro. Por tanto, sólo cabe plantearse cómo cumplir con las nuevas previsiones", destaca Monzón.
Las directrices ya las plasmó la Inspección de Trabajo en la instrucción 3/2016 sobre intensificación del control del tiempo de trabajo y horas extraordinarias. El conflicto sobre el registro horario lo plantearon los sindicatos de banca, que lograron sentencias que establecían su obligatoriedad de la Audiencia Nacional, que el Tribunal Supremo revocó en 2017.
De acuerdo con el criterio sentado por la Inspección, el tipo de sistema de registro resulta de libre elección para la empresa, siempre que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos y refleje, como mínimo, cada día , la hora de inicio y de finalización de la jornada.
Los cuadrantes horarios, horarios o calendarios no se consideran un registro de jornada. Las empresas tendrán que ponderar la proporcionalidad del sistema de control y el tratamiento de datos personales. Tampoco está resuelto el propio control en empresas con horarios flexible.
